社会人が本当に必要なビジネススキル

業種関係なくビジネスに必要となるビジネススキルを紹介します。習得することで年収を数倍UPさせた自分の実績をベースに書いていきます

ドキュメンテーションで絶対に意識すべきポイント【社会人必須スキル】

仕事をしていれば、資料を作成する機会はいくらでもあります。作成する資料にちゃんと気を使っていますか?
作成資料によって自分の評価や印象が決まってしまうことはよくあります。損したくないですよね?

以下のポイントは最低限抑えるべきと考えています。セルフチェックに是非利用してください。

絶対に意識すべきポイント

  1. 目的を明確にすること
  2. 伝える相手の立場やメリットを理解していること
  3. ストーリーが通っていること
  4. 伝えるべきポイントのロジックが通っていること

以上の4点です。
なぜこの4点は外せないか見ていきましょう。

1. 目的を明確にすること

当たり前のことですが、意外と抜けてしまう場合があります。資料の内容を伝え終わった後にどういった状態(ゴール)になりたいのかは、しっかりと意識しておく必要があります。

例えば、簡単な例ですが、承認が欲しい場合と、単なる相談だと違いますよね。

あなた:重要なクライアントAに対してはこのアプローチがいいと思ってますー

伝える相手(上司):そうだね、それもいいけど、あのアプローチもあるなー

・・・後日

伝える相手(上司):なんでクライアントAに対して勝手にしてるの!!

あなた:この前、承認いただいたじゃないですか。。

伝える相手(上司):あれは単なる相談だろ

こういうことはよくあるので、まず目的を明確にすることは大事です。

 

2. 伝える相手の立場やメリットを理解していること

自分がどう考えている、というのをアピールしたがりますが、相手の頭の中を想像することがとても大事です。
自分が伝えたいことに対して、相手の立場では何がメリットがあるのか、何を心配しているのかをよく考えて資料を作成しないと、一人よがりになってしまいます。

イメージ的には、

伝える相手によってのめりっと

伝える相手によってのメリット

青斜線の部分にアプローチする構成となっているかが大事です。

 

3. ストーリーが通っていること

資料を作り終わったあとに、説明をしてみると、なんだかちぐはぐ。。ということはよくあると思います。これは、資料を作成することに気を取られ過ぎています。まずは、資料を作り始める際に、しっかりと全体ストーリー(構成)を整理しておくと、資料の内容がスーっと入ってくる内容になります。

*1

 

 

4. 伝えるべきポイントのロジックが通っていること

この資料の中で、一番伝えたいポイントが必ずあるはずです。(それがわからないとそもそもダメ、、)そのポイントが十分にう武装されているか、確認する必要があります。武装というのは、ロジックです。しっかりとロジックが通っていて、漏れがないか、確認する必要があります。

ロジックが通っている方法については、ロジックツリーを用いたりする必要があります。

*2

 

ドキュメンテーションは、社会人であれば必ず必要になるものですし、重要なポイントはまだあるかと思いますが、最低限この4点を抑えておけば、評価や印象が下がることはないはずですので、活用してみてください。

 

 

*1:ストーリー(構成)の作り方については別途記載予定

*2:別途記載予定